Risky Business – Guía del usuario

Alcance de funciones y uso para usuarios finales
Risky Business es una aplicación para registrar, evaluar y hacer seguimiento de riesgos en proyectos. Esta guía describe todas las funciones desde la perspectiva del usuario. La app funciona en Mac y iPad y se adapta automáticamente al idioma del sistema (alemán, inglés, español).

1. Inicio de sesión y configuración inicial

Configuración inicial (administrador)
En el primer inicio aún no existe ninguna cuenta. La app abre automáticamente la configuración de administrador. Elige una contraseña de administrador (mínimo 4 caracteres) y confírmala. El administrador gestiona los usuarios, los proyectos y la ubicación de la base de datos.

Iniciar sesión como usuario
Introduce tu nombre de usuario y contraseña y toca "Iniciar sesión". Las cuentas de usuario las crea el administrador.

Iniciar sesión como administrador
Con el botón "Iniciar sesión como administrador" pasas al acceso de administrador e introduces la contraseña de administrador. Con "Iniciar sesión como usuario" vuelves atrás.

Elegir otra base de datos
En la parte inferior de la pantalla de acceso se muestra la ubicación actual de la base de datos. Al tocarla se abre un selector de archivos donde puedes elegir otra base de datos existente (por ejemplo, una copia de seguridad o una segunda base de datos). A continuación inicias sesión con las credenciales almacenadas en esa base de datos.

2. Gestión de usuarios (solo administrador)

Como administrador, abre la gestión de usuarios mediante el icono del escudo o "Gestionar usuarios" en la parte inferior de la barra lateral.

Crear un nuevo usuario: introduce un nombre de usuario y una contraseña (mín. 4 caracteres) y toca "Crear usuario".
Restablecer contraseña: el icono de la llave en la fila del usuario.
Eliminar usuario: el icono de la papelera; aparece una confirmación.
Cambiar la contraseña de administrador: en la sección "Administrador".
Las cuentas de usuario se guardan en el archivo de la base de datos. Por tanto, cada base de datos tiene su propia lista de usuarios y permisos.

3. Proyectos

Los riesgos pueden asignarse a proyectos. Usa el selector de proyectos de la barra lateral para filtrar la vista a un solo proyecto o mostrar "Todos los proyectos".

Gestionar proyectos (administrador)
Crear: "+" en la barra lateral o "Crear proyecto" en la gestión de proyectos (nombre y descripción opcional).
Renombrar / editar descripción: edítalo directamente en la gestión de proyectos y guarda.
Eliminar: el icono de la papelera con confirmación. Los riesgos asignados se conservan, pero pierden su asignación de proyecto.
Permisos: para cada proyecto, usa los interruptores para decidir qué usuarios tienen acceso. El administrador siempre tiene acceso.
Los proyectos nuevos son visibles inicialmente solo para el administrador hasta que concedas acceso a usuarios concretos.

4. Crear y editar riesgos

Toca "Añadir riesgo" (icono más) en el registro de riesgos para abrir el formulario. Para editar, abre un riesgo y toca "Editar".
Campos
Título y descripción del riesgo.
Categoría: Operativo, Financiero, Estratégico, Cumplimiento, Tecnología o Reputación.
Probabilidad (P) e Impacto (I): cada uno un valor de 1 a 5.
Estado: Identificado, Evaluado, Mitigado, Aceptado o Cerrado.
Responsable y una fecha de vencimiento opcional.
Plan de medidas para mitigar el riesgo.
Asignación de proyecto.
Al crear un riesgo, la app registra automáticamente qué usuario con sesión iniciada lo creó. El creador se muestra en la vista de detalle del riesgo.
Puntuación y prioridad
La puntuación se calcula automáticamente como probabilidad × impacto (1–25). La prioridad se deriva de ella: Baja (1–5), Media (6–11), Alta (12–19), Crítica (20–25).

5. Registro de riesgos

El registro de riesgos enumera todos los riesgos visibles.
Búsqueda: el campo de búsqueda coincide con título, descripción o responsable.
Filtro: por prioridad, estado y categoría.
Ordenación: ascendente o descendente por puntuación.
Selección múltiple: selecciona varios riesgos para eliminarlos o exportarlos juntos.

6. Matriz de riesgos

La matriz de riesgos coloca los riesgos en una cuadrícula de 5×5 según probabilidad e impacto. El color de la celda indica la prioridad. Al tocar un riesgo en una celda se abren sus detalles. Si una celda contiene varios riesgos, al tocarla se abre una lista de selección. A la derecha encontrarás la leyenda y todos los riesgos activos agrupados por prioridad.

7. Panel

El panel ofrece una visión general rápida:
Cifras clave: total, críticos, altos y abiertos.
Gráfico de distribución de prioridades.
Gráfico de resumen de estados.
Lista de los principales riesgos por puntuación: toca para abrir los detalles.

8. Evolución de riesgos

La evolución de riesgos muestra cómo han cambiado tus riesgos a lo largo del tiempo. Cada cambio en un riesgo se registra automáticamente con la fecha, el usuario y los campos modificados (valor antiguo y nuevo).
Granularidad: alterna entre Día, Semana y Mes.
Inventario a lo largo del tiempo: riesgos acumulados creados y cerrados, así como los actualmente activos.
Actividad por período: creaciones, actualizaciones y eliminaciones.
Movimientos de riesgo: las flechas en la matriz muestran cómo se ha desplazado la probabilidad/impacto de un riesgo desde su primer registro (rojo = empeorado, verde = mejorado, azul = lateral). Al tocar un ID de riesgo se abren los detalles.
Cambios recientes: las entradas más recientes; al tocarlas se abre el riesgo correspondiente con su historial completo.
La vista de detalle de un riesgo incluye además una sección "Historial" que enumera todos los cambios de ese riesgo.

9. Exportación (PDF y PowerPoint)

El panel, el registro de riesgos y la matriz de riesgos se pueden exportar. Toca "Exportar" y elige el formato:
PDF: una página lista para imprimir con el diseño de la vista.
PowerPoint (PPTX): una diapositiva editable con formas y tablas nativas.
En el registro de riesgos, una selección múltiple existente exporta solo los riesgos seleccionados. En el iPad, la exportación abre el menú de compartir, desde el que puedes elegir "Guardar en Archivos".

10. Ubicación de la base de datos y funcionamiento multiusuario

En la gestión de usuarios, en "Ubicación de la base de datos", el administrador define dónde reside la base de datos compartida:

Predeterminado (contenedor de la app): localmente en el dispositivo.
Unidad de red: un archivo en un servidor SMB/AFP montado.
Nube: iCloud Drive, OneDrive, Dropbox u otra carpeta de sincronización en la nube.
Con "Crear archivo nuevo…" creas una base de datos nueva; los datos actuales se migran a ella. Con "Elegir archivo existente…" te conectas a una base de datos existente.
Varios dispositivos pueden compartir el mismo archivo. Los cambios se concilian cada 10 segundos; en ediciones simultáneas gana el registro guardado más recientemente. Las eliminaciones se propagan de forma fiable. Si los servicios en la nube crean copias en conflicto, la app lo indica; estas deben resolverse manualmente.

11. Copia de seguridad e importación de la base de datos

Mediante el menú de base de datos en la barra de herramientas:
Exportar BD: escribe un archivo de copia de seguridad completo (riesgos y proyectos).
Importar BD: tras la confirmación, reemplaza los riesgos y proyectos actuales por el contenido del archivo
seleccionado.

12. Idioma

La interfaz sigue automáticamente el idioma del sistema. Se admiten alemán, inglés y español. Cambia el idioma de tu dispositivo para usar la app en otro idioma.

13. Plataformas

Risky Business funciona en Mac y iPad. En el Mac hay ventanas adicionales (por ejemplo, para editar riesgos); en el iPad aparecen como diálogos. En el iPad, la app admite orientación vertical y horizontal y gira con el dispositivo. La selección de archivos y la exportación usan los diálogos nativos del sistema en ambas plataformas.

Glosario
P – probabilidad de ocurrencia (1–5).
I – impacto / gravedad (1–5).
Puntuación – P × I (1–25).
Prioridad – clasificación derivada de la puntuación (Baja/Media/Alta/Crítica).