Risky Business – Benutzerhandbuch

Funktionsumfang und Bedienung für Endnutzer
Risky Business ist eine Anwendung zur Erfassung, Bewertung und Nachverfolgung von Risiken in Projekten. Diese Anleitung beschreibt alle Funktionen aus Sicht der Anwender. Die App ist auf Mac und iPad verfügbar und passt sich automatisch der Systemsprache (Deutsch, Englisch, Spanisch) an.

1. Anmeldung und Ersteinrichtung

Erstmalige Einrichtung (Administrator)
Beim allerersten Start existiert noch kein Konto. Die App öffnet automatisch die Admin-Einrichtung. Legen Sie ein Admin-Passwort fest (mindestens 4 Zeichen) und bestätigen Sie es. Der Administrator verwaltet Benutzer, Projekte und den Datenbank-Speicherort.

Als Benutzer anmelden
Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und tippen Sie auf „Anmelden“. Benutzerkonten werden vom Administrator angelegt.

Als Admin anmelden
Über die Schaltfläche „Als Admin anmelden“ wechseln Sie zur Admin-Anmeldung und geben das Admin-Passwort ein. Mit „Als Benutzer anmelden“ kehren Sie zurück.

Andere Datenbank wählen
Am unteren Rand der Anmeldemaske wird der aktuelle Datenbank-Speicherort angezeigt. Ein Klick darauf öffnet einen Dateiauswahldialog, in dem Sie eine andere bestehende Datenbank (z. B. eine Sicherungskopie oder eine zweite Datenbank) auswählen können. Die Anmeldung erfolgt anschließend mit den in dieser Datenbank hinterlegten Zugangsdaten.

2. Benutzerverwaltung (nur Administrator)

Als Administrator öffnen Sie die Benutzerverwaltung über das Schild-Symbol bzw. „Benutzer verwalten“ links unten in der Seitenleiste.
Neuen Benutzer anlegen: Benutzername und Passwort (min. 4 Zeichen) eingeben und „Benutzer anlegen“ tippen.
Passwort zurücksetzen: Schlüssel-Symbol in der jeweiligen Benutzerzeile.
Benutzer löschen: Papierkorb-Symbol; eine Sicherheitsabfrage erscheint.
Admin-Passwort ändern: im Abschnitt „Admin“.
Benutzerkonten sind in der Datenbankdatei gespeichert. Jede Datenbank hat somit ihre eigene Benutzerliste und Berechtigungen.

3. Projekte

Risiken können Projekten zugeordnet werden. Über die Projektauswahl in der Seitenleiste filtern Sie die Ansicht auf ein einzelnes Projekt oder zeigen „Alle Projekte“.

Projekte verwalten (Administrator)
Anlegen: „+“ in der Seitenleiste oder „Projekt anlegen“ in der Projektverwaltung (Name und optionale Beschreibung).
Umbenennen / Beschreibung ändern: in der Projektverwaltung direkt bearbeiten und speichern.
Löschen: Papierkorb-Symbol mit Bestätigung. Zugeordnete Risiken bleiben erhalten, verlieren aber ihre Projektzuordnung.
Berechtigungen: Pro Projekt legen Sie mit Schaltern fest, welche Benutzer Zugriff erhalten. Der Administrator hat immer Zugriff.
Neue Projekte sind zunächst nur für den Administrator sichtbar, bis Sie einzelne Benutzer freischalten.

4. Risiken erfassen und bearbeiten

Über „Risiko hinzufügen“ (Pluszeichen) im Risikoregister öffnen Sie das Formular. Zum Bearbeiten öffnen Sie ein Risiko und tippen auf „Bearbeiten“.
Felder
Titel und Beschreibung des Risikos.
Kategorie: Operativ, Finanziell, Strategisch, Compliance, Technologie oder Reputation.
Eintrittswahrscheinlichkeit (W) und Schadensausmaß (A): jeweils Werte von 1 bis 5.
Status: Identifiziert, Bewertet, Gemindert, Akzeptiert oder Geschlossen.
Verantwortlicher sowie optionales Fälligkeitsdatum.
Maßnahmenplan zur Risikominderung.
Projekt-Zuordnung.
Beim Anlegen wird automatisch festgehalten, welcher angemeldete Benutzer das Risiko erstellt hat. Der Ersteller wird in der Detailansicht des Risikos angezeigt.
Score und Priorität
Der Score ergibt sich automatisch aus Wahrscheinlichkeit × Schadensausmaß (1–25). Daraus wird die Priorität abgeleitet: Niedrig (1–5), Mittel (6–11), Hoch (12–19), Kritisch (20–25).

5. Risikoregister

Das Risikoregister listet alle sichtbaren Risiken.
Suche: über das Suchfeld nach Titel, Beschreibung oder Verantwortlichem.
Filter: nach Priorität, Status und Kategorie.
Sortierung: auf- oder absteigend nach Score.
Mehrfachauswahl: mehrere Risiken markieren, um sie gemeinsam zu löschen oder zu exportieren.

6. Risikomatrix

Die Risikomatrix stellt Risiken in einem 5×5-Raster nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß dar. Die Zellenfarbe zeigt die Priorität. Ein Klick auf ein Risiko in einer Zelle öffnet dessen Details. Enthält eine Zelle mehrere Risiken, öffnet ein Klick eine Auswahlliste. Rechts finden Sie die Legende und alle aktiven Risiken nach Priorität gruppiert.

7. Dashboard

Das Dashboard bietet einen schnellen Überblick:
Kennzahlen: Gesamtzahl, kritische, hohe und offene Risiken.
Diagramm zur Prioritätsverteilung.
Diagramm zur Statusübersicht.
Liste der Top-Risiken nach Score – ein Klick öffnet die Details.

8. Risikoverlauf

Der Risikoverlauf zeigt, wie sich Ihre Risiken über die Zeit entwickelt haben. Jede Änderung an einem Risiko wird automatisch mit Zeitpunkt, Benutzer und den geänderten Feldern (Alt- und Neuwert) protokolliert.

Granularität: Umschalten zwischen Tag, Woche und Monat.
Bestand über die Zeit: kumulierte erstellte und abgeschlossene sowie aktuell aktive Risiken.
Aktivität pro Zeitraum: Erstellungen, Aktualisierungen und Löschungen.
Risiko-Bewegungen: Pfeile zeigen auf der Matrix, wie sich Wahrscheinlichkeit/Schadensausmaß eines Risikos seit der ersten Erfassung verschoben haben (rot = verschlechtert, grün = verbessert, blau = seitwärts). Ein Klick auf eine Risiko-ID öffnet die Details.
Letzte Änderungen: die jüngsten Einträge; ein Klick öffnet das zugehörige Risiko mit vollständiger Historie.
In der Detailansicht eines Risikos finden Sie zusätzlich den Abschnitt „Historie“ mit allen Änderungen dieses Risikos.

9. Export (PDF und PowerPoint)

Dashboard, Risikoregister und Risikomatrix lassen sich exportieren. Tippen Sie auf „Exportieren“ und wählen Sie das Format:
PDF: druckfertige Seite im Layout der Ansicht.
PowerPoint (PPTX): bearbeitbare Folie mit nativen Formen und Tabellen.
Im Risikoregister exportiert eine bestehende Mehrfachauswahl nur die markierten Risiken. Auf dem iPad öffnet der Export das Teilen-Menü, über das Sie „In Dateien sichern“ wählen.

10. Datenbank-Speicherort und Mehrbenutzer-Betrieb

Der Administrator legt in der Benutzerverwaltung im Abschnitt „Datenbank-Speicherort“ fest, wo die gemeinsame Datenbank liegt:
Standard (App-Container): lokal auf dem Gerät.
Netzlaufwerk: eine Datei auf einem eingebundenen SMB-/AFP-Server.
Cloud: iCloud Drive, OneDrive, Dropbox oder ein anderer Cloud-Sync-Ordner.
Mit „Neue Datei anlegen…“ erstellen Sie eine neue Datenbank; die aktuellen Daten werden dorthin übernommen. Mit „Bestehende Datei wählen…“ verbinden Sie sich mit einer vorhandenen Datenbank.
Mehrere Geräte können dieselbe Datei gemeinsam nutzen. Änderungen werden alle 10 Sekunden abgeglichen; bei gleichzeitiger Bearbeitung setzt sich jeweils der zuletzt gespeicherte Datensatz durch. Löschungen werden zuverlässig übertragen. Legen Cloud-Dienste bei Konflikten Kopien an, weist die App darauf hin – diese müssen manuell aufgelöst werden.

11. Datenbank sichern und importieren
Über das Datenbank-Menü in der Symbolleiste:
DB exportieren: schreibt eine vollständige Sicherungsdatei (Risiken und Projekte).
DB importieren: ersetzt nach Bestätigung die aktuellen Risiken und Projekte durch den Inhalt der gewählten Datei.

12. Sprache
Die Oberfläche folgt automatisch der Systemsprache. Unterstützt werden Deutsch, Englisch und Spanisch. Stellen Sie die Sprache Ihres Geräts um, um die App in einer anderen Sprache zu verwenden.

13. Plattformen
Risky Business läuft auf Mac und iPad. Auf dem Mac stehen zusätzliche Fenster (z. B. für das Bearbeiten von Risiken) zur Verfügung; auf dem iPad werden diese als Dialoge angezeigt. Auf dem iPad unterstützt die App Hoch- und Querformat und dreht mit dem Gerät. Dateiauswahl und Export nutzen auf beiden Plattformen die jeweils systemeigenen Dialoge.

Glossar
W – Eintrittswahrscheinlichkeit (1–5).
A – Schadensausmaß (1–5).
Score – W × A (1–25).
Priorität – aus dem Score abgeleitete Einstufung (Niedrig/Mittel/Hoch/Kritisch).