Guía del usuario

Funciones y manejo para usuarios finales

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1. Inicio de sesión y configuración inicial

Configuración inicial (administrador)

En el primer inicio no existe ninguna cuenta. La app abre automáticamente la configuración de administrador. Establezca una contraseña de administrador (al menos 8 caracteres) y confírmela. El administrador gestiona usuarios, proyectos y la ubicación de la base de datos.

Iniciar sesión

Introduzca su nombre de usuario y contraseña y toque «Iniciar sesión». Las cuentas de usuario las crea el administrador. Con «Iniciar sesión como administrador» cambia al inicio de sesión de administrador.

Elegir otra base de datos

En la parte inferior de la pantalla de inicio de sesión se muestra la ubicación actual de la base de datos. Al tocarla se abre un selector de archivos donde puede elegir otra base de datos existente (p. ej. una copia de seguridad).

Inicio de sesión tras cambiar de base de datos: Al cambiar a otra base de datos o a una importada —o al unirse a una base de datos compartida por iCloud— la app adopta las cuentas de usuario de esa base de datos y cierra tu sesión. Vuelve a aparecer la pantalla de inicio de sesión; entonces solo puedes iniciar sesión con una cuenta que exista en la base de datos importada o compartida (su administrador o un usuario creado allí); tu cuenta local anterior no es válida allí. Sin administrador, la app inicia con la configuración de administrador; si el archivo está cifrado, primero pide la frase de contraseña.

2. Gestión de usuarios (solo administrador)

Como administrador, abra la gestión de usuarios mediante el icono del escudo en la parte inferior de la barra lateral. En Mac también está disponible en la barra de menús, en «Risky Business» → «Gestión de usuarios…».

3. Proyectos

Los riesgos pueden asignarse a proyectos. Con el selector de proyectos de la barra lateral filtra la vista a un único proyecto o muestra «Todos los proyectos».

4. Crear y editar riesgos

Con «Añadir riesgo» (icono más) en el registro se abre un menú: «Riesgo en blanco» abre el formulario vacío y «Desde plantilla…» el catálogo de plantillas. Para editar, abra un riesgo y toque «Editar».

Crear desde plantilla

El catálogo de plantillas contiene riesgos estándar predefinidos, agrupados por categoría y con búsqueda, cada uno con título, descripción, categoría, sugerencias de probabilidad e impacto y un primer plan de medidas. Tras la selección, el formulario se abre ya rellenado; ajuste los valores y guarde.

Campos

Formato de texto

Los campos de texto libre Descripción, Plan de medidas y Eficacia de las medidas admiten formato mediante un editor de texto real, a través de una pequeña barra encima del campo: Negrita (B), Cursiva (I), Tachado (S), Código y Lista con viñetas (•); los formatos se pueden combinar libremente. La vista de detalle muestra los campos con su formato; el mismo formato está disponible para la descripción del proyecto.

Puntuación y prioridad

La puntuación es probabilidad × impacto (1–25). La prioridad se deriva de ella: Baja (1–5), Media (6–11), Alta (12–19), Crítica (20–25).

Comentarios

En la vista de detalle, cualquier usuario con sesión iniciada puede dejar comentarios/notas, con autor y fecha, separados del historial de cambios y sincronizados entre todos los dispositivos.

Marcar como revisado

En la vista de detalle puede marcar un riesgo como revisado mediante «Marcar como revisado» (icono de marca de verificación en la barra de herramientas). La hora aparece como «Última revisión» en los detalles y queda registrada en el historial. Lo mismo puede hacerse directamente desde el widget o la pantalla de bloqueo (sección 13).

Ciclo de revisión y reprogramación

A partir del ciclo de revisión elegido y de la última revisión (o de la creación), la app calcula la próxima revisión pendiente. En la vista de detalle verá la línea «Próxima revisión» (las vencidas se resaltan); los riesgos pendientes se pueden filtrar en el registro y aparecen como la tarjeta «Revisión pendiente» del panel. El ciclo de revisión predeterminado lo define el administrador en la configuración del presupuesto de riesgo; opcionalmente, la app le recuerda las revisiones pendientes (sección 13).

5. Registro de riesgos

El registro de riesgos muestra los riesgos según la selección de proyecto de la barra lateral: los riesgos del proyecto seleccionado o todos los riesgos a los que tienes acceso si está seleccionado «Todos los proyectos». Con «Sin proyecto» el registro muestra únicamente los riesgos que no están asignados a ningún proyecto. Lo siguiente se aplica dentro de esa selección.

El registro enumera todos los riesgos visibles con búsqueda (título/descripción/responsable), filtros (prioridad/estado/categoría y «Solo pendientes de revisión»), ordenación (puntuación, ID, título, estado, vencimiento, próxima revisión o última modificación) y selección múltiple para mover a la papelera o exportar en bloque, o para usar «Editar seleccionados» y fijar el estado, el responsable, el proyecto o la fecha de vencimiento de todos los riesgos seleccionados a la vez. Los riesgos con estado «Ocurrido» aparecen en rojo. Las coincidencias en el título se resaltan.

Acciones rápidas: mediante el menú contextual (clic derecho en Mac, mantener pulsado en iPhone/iPad) o gestos de deslizamiento puede cambiar el estado, marcar un riesgo «como revisado» o duplicarlo – sin el formulario.

Atajos de teclado (Mac/iPad): ⌘F enfoca la búsqueda, ⌘E edita y ⌘D duplica el riesgo seleccionado; ⌘N crea uno nuevo. En el iPhone las acciones menos frecuentes se agrupan en un menú de desbordamiento «Más».

Con el botón «Columnas» define qué campos incluye la exportación a PDF y PowerPoint del registro (p. ej. añadir fecha de vencimiento, proyecto, ciclo de revisión o puntuación objetivo); la exportación a Excel se mantiene completa.

Papelera

Los riesgos eliminados van primero a la papelera (botón en la barra de herramientas, con el número de elementos). Allí puede restaurar riesgos concretos, eliminarlos de forma definitiva o vaciar la papelera. La papelera se sincroniza entre todos los dispositivos.

6. Matriz de riesgos

La matriz coloca los riesgos en una cuadrícula 5×5 por probabilidad e impacto. El color de la celda indica la prioridad; al tocar un riesgo se abren sus detalles.

Actual → Objetivo

Cuando los riesgos abiertos tienen un valor objetivo, debajo de la matriz aparece la vista «Actual → Objetivo». Una flecha va de la posición actual al objetivo. El color muestra el efecto: verde = el objetivo reduce la puntuación, rojo = mayor, azul = misma puntuación.

7. Panel y Portafolio

El panel muestra cifras clave (total, críticos, altos, abiertos), gráficos de prioridad y estado, la consecución del objetivo, una tarjeta «Revisión pendiente» y los principales riesgos por puntuación. El botón «Informe de gestión» genera un resumen, a elegir como PDF o PowerPoint editable. Con «Elegir secciones …» decide qué partes se incluyen: resumen (cifras clave, distribución de prioridad y estado), matriz de riesgos, Actual → Objetivo y evolución de riesgos.

Portafolio (entre proyectos)

La vista Portafolio de la barra lateral resume todos los proyectos de un vistazo, independientemente del proyecto seleccionado. Arriba se muestran el número de proyectos y el presupuesto de riesgo total. Debajo, «Riesgos por proyecto» enumera cada proyecto con sus cifras clave, una barra proporcional de prioridades (mapa de calor), el presupuesto de riesgo y la puntuación media. Al tocar un proyecto se salta al registro filtrado; los riesgos sin proyecto aparecen en «Sin proyecto».

Con el botón «Exportar» situado arriba en la vista Portafolio genera un informe de portafolio como PDF o PowerPoint – con las cifras clave y gráficos (presupuesto y prioridad por proyecto, distribución por estado y categoría, tendencia de los riesgos activos) y una tabla por proyecto.

8. Presupuesto de riesgo

El presupuesto de riesgo estima el valor esperado por riesgo: cada nivel de probabilidad se asigna a un porcentaje y cada nivel de impacto a un valor monetario. El presupuesto es probabilidad (%) × valor de impacto. Se muestra en el formulario, la vista de detalle, como etiqueta en el registro y como presupuesto de riesgo total en el panel. La asignación la configura el administrador (menú o el icono € de la barra lateral); allí también define el ciclo de revisión predeterminado (sección 4).

9. Evolución de riesgos

La evolución muestra el desarrollo a lo largo del tiempo. Cada cambio se registra con fecha, usuario y las diferencias de campos. Cambie entre Día/Semana/Mes; con inventario, actividad y movimientos de riesgo en la matriz. Con «Registro de auditoría» exporta el historial completo como Excel (.xlsx), CSV o PDF de varias páginas; en el archivo de Excel todas las columnas son filtrables y ordenables.

10. Exportación (PDF, PowerPoint, Excel)

Todas las vistas principales (panel, portafolio, registro, matriz, evolución) se exportan mediante un menú «Exportar» agrupado por resultado: la vista como PDF o PowerPoint (PPTX) editable, además de Excel en el registro, el informe de gestión en el panel y la exportación del registro de auditoría en la evolución. Al exportar la matriz de riesgos se añade una segunda página o diapositiva «Actual → Objetivo».

La exportación a Excel (menú «Exportar → Exportar como Excel») contiene —a diferencia de PDF/PowerPoint— siempre la estructura de columnas completa; la selección de «Columnas» (sección 5) solo se aplica a la vista de tabla, al PDF y a PowerPoint. Qué riesgos (filas) se incluyen depende de la vista actual (búsqueda, filtros, ordenación, selección múltiple). Para releer datos, usa «Importar desde Excel»: los riesgos existentes se actualizan por ID/número, los nuevos se añaden y no se borra nada. El libro exportado muestra las columnas de texto extensas con ajuste de texto y un AutoFiltro en la fila de encabezado.

Marca corporativa de los informes

Todas las páginas del PDF y las diapositivas de PowerPoint llevan una marca en la cabecera. El administrador define en Ajustes, en «Marca de informes», un nombre de empresa, una nota de pie opcional y un logotipo (sin logotipo, el icono de la app actúa como alternativa). La marca es común a todos los usuarios.

Todas las exportaciones proponen un nombre de archivo que empieza por la fecha de exportación (año-mes-día), por ejemplo 2026-08-18_RiskyBusiness_Risikomatrix.pdf, de modo que los archivos guardados quedan ordenados cronológicamente ya por el nombre.

11. Ubicación de la base de datos y funcionamiento multiusuario

Cómo saber dónde trabajas: la pantalla de acceso muestra abajo la base de datos activa: «Sincronización con iCloud (Beta)» o «iCloud – base de datos compartida» cuando la sincronización está activa; si no, la ubicación local.

El administrador decide dónde reside la base de datos compartida: local (contenedor de la app), en una unidad de red o en una carpeta en la nube (iCloud Drive, OneDrive, Dropbox). Varios dispositivos comparten el mismo archivo; los cambios se concilian cada 10 segundos (gana el último registro guardado, las eliminaciones se propagan de forma fiable).

Base de datos compartida mediante iCloud (Beta)

Una base de datos en la nube por base de datos: cada base de datos local se sincroniza en su propio espacio de iCloud; los contenidos no se mezclan. Al activar, eliges entre «Subir los datos actuales» y «Usar los datos de iCloud existentes». Al subir, primero asignas un nombre a la base de datos (obligatorio), para saber siempre qué base de datos local corresponde a qué sincronización en la nube; el nombre aparece en las listas de selección y puede cambiarse en cualquier momento en los Ajustes. Con «Elegir una base de datos de iCloud existente …» puedes reconectarte —p. ej. en otro dispositivo— a una base de datos de iCloud ya existente. Las bases de datos de iCloud que ya no necesites pueden eliminarse por completo de iCloud con «Eliminar una base de datos de iCloud …» (las bases de datos locales no se ven afectadas).

Solo administradores: Activar la sincronización con iCloud, crear un enlace de uso compartido y unirse a una base de datos compartida requieren derechos de administrador.

Como alternativa, una base de datos puede sincronizarse y compartirse directamente mediante Apple iCloud (CloudKit), marcado como Beta y conmutable por base de datos. En Ajustes, el administrador activa «Sincronización con iCloud (Beta)» (sube los datos actuales y luego sincroniza automáticamente entre los dispositivos) y con «Crear enlace de uso compartido …» genera un enlace de invitación con el que los usuarios de iCloud invitados trabajan conjuntamente en la misma base de datos. Todos necesitan una cuenta de iCloud activa; los datos residen en el iCloud del propietario (tratamiento por Apple, el desarrollador sin acceso, véase la política de privacidad). El modo iCloud puede desactivarse en cualquier momento. Los participantes sin derechos de administrador abandonan una base de datos compartida con «Salir de la base de datos en la nube» en la pantalla de acceso (cierra sesión primero).

Cifrar la base de datos (opcional)

Si la base de datos es un archivo propio, el administrador puede cifrarla con una contraseña mediante AES-GCM. Todos los usuarios autorizados necesitan la misma contraseña; se guarda de forma segura en el llavero. Sin la contraseña, los datos no se pueden recuperar.

12. Copia de seguridad e importación de la base de datos

Atención: la importación reemplaza: al importar una base de datos, los riesgos y proyectos actuales se reemplazan por completo (no se añaden). Si es necesario, haz antes una copia de seguridad de la base de datos actual.

Solo administradores: La copia de seguridad y la importación de toda la base de datos solo son posibles si has iniciado sesión como administrador. La exportación/importación a Excel de riesgos individuales está disponible para cualquier usuario que haya iniciado sesión.

Desde el menú de base de datos guarda un archivo completo (riesgos y proyectos) o, tras confirmación, sustituye los datos actuales por el contenido de un archivo elegido.

13. Recordatorios, widget y atajos

Recordatorios de vencimiento

En Ajustes active «Recordatorios de vencimiento». Risky Business le avisa entonces de los riesgos abiertos con fecha de vencimiento, de forma predeterminada el día de vencimiento a las 9:00, con antelación configurable (0/1/3/7 días). Con los «Recordatorios de revisión» recibe además un aviso en cuanto un riesgo debe volver a revisarse según su ciclo de revisión.

Widget de pantalla de inicio (iPhone, iPad, Mac)

Añada el widget a la pantalla de inicio. Pequeño muestra las cifras clave, mediano también los próximos vencimientos. En el widget mediano marca un riesgo como revisado directamente con la marca de verificación: se vuelve verde y el título aparece tachado. En Mac, el widget está en el Centro de notificaciones o en el escritorio.

Pantalla de bloqueo y Centro de control (iPhone, iPad)

En la pantalla de bloqueo hay widgets compactos (rectangular, circular y en línea). En el Centro de control puede añadir el control «Nuevo riesgo».

Siri y Atajos

Atajos disponibles (también por Siri): «Crear un nuevo riesgo», «Mostrar riesgos por vencer», «Abrir portafolio» y «Abrir matriz de riesgos».

Nuevo: Siri responde tres atajos por voz, sin abrir la app: «Cuántos riesgos abiertos», «Qué vence» y «Presupuesto de riesgo».

14. Idioma y apariencia

Tamaño de ventanas (Mac): las ventanas Ajustes y Presupuesto de riesgo se pueden redimensionar libremente en el Mac.

El idioma de la app (español, alemán, inglés) se elige en Ajustes, en «Idioma» – Idioma del sistema o fijo; el cambio surte efecto de inmediato. En Ajustes elige la apariencia Sistema, Claro u Oscuro. En «Seguridad» puede activar opcionalmente un bloqueo biométrico (Face ID / Touch ID / código del dispositivo).

15. Plataformas

Risky Business funciona en Mac, iPad e iPhone. En Mac hay ventanas adicionales; en iPhone e iPad la app admite vertical y horizontal. En iPhone la vista es compacta (los gráficos anchos se pueden desplazar lateralmente).

Requisito del sistema (a partir de la versión 2.3): iOS 26, iPadOS 26 o macOS 26 o posterior. Si varios dispositivos comparten la misma base de datos, todos deben estar en la versión 2.3 (sistema 26+), ya que el formato de archivo se ha actualizado.

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