Benutzerhandbuch

Funktionsumfang und Bedienung für Endnutzer

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1. Anmeldung und Ersteinrichtung

Erstmalige Einrichtung (Administrator)

Beim allerersten Start existiert noch kein Konto. Die App öffnet automatisch die Admin-Einrichtung. Legen Sie ein Admin-Passwort fest (mindestens 8 Zeichen) und bestätigen Sie es. Der Administrator verwaltet Benutzer, Projekte und den Datenbank-Speicherort.

Als Benutzer anmelden

Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein und tippen Sie auf „Anmelden“. Benutzerkonten werden vom Administrator angelegt.

Als Admin anmelden

Über die Schaltfläche „Als Admin anmelden“ wechseln Sie zur Admin-Anmeldung und geben das Admin-Passwort ein. Mit „Als Benutzer anmelden“ kehren Sie zurück.

Andere Datenbank wählen

Am unteren Rand der Anmeldemaske wird der aktuelle Datenbank-Speicherort angezeigt. Ein Klick darauf öffnet einen Dateiauswahldialog, in dem Sie eine andere bestehende Datenbank (z. B. eine Sicherungskopie oder eine zweite Datenbank) auswählen können.

Anmeldung nach Datenbankwechsel: Beim Wechsel auf eine andere/importierte Datenbank – ebenso beim Beitritt zu einer geteilten iCloud-Datenbank – übernimmt die App die Benutzerkonten dieser Datenbank und meldet Sie ab. Es erscheint wieder die Anmeldemaske; die Anmeldung ist dann nur mit einem Konto möglich, das in der importierten bzw. geteilten Datenbank angelegt ist (dessen Administrator oder ein dort angelegter Benutzer) – Ihr bisheriges lokales Konto gilt dort nicht. Ohne Administrator startet die App mit der Admin-Einrichtung; bei verschlüsselter Datei wird zuerst die Passphrase abgefragt.

2. Benutzerverwaltung (nur Administrator)

Als Administrator öffnen Sie die Benutzerverwaltung über das Schild-Symbol bzw. „Benutzer verwalten“ links unten in der Seitenleiste. Auf dem Mac steht sie zusätzlich in der Menüleiste unter „Risky Business“ → „Benutzerverwaltung…“ zur Verfügung.

Benutzerkonten sind in der Datenbankdatei gespeichert. Jede Datenbank hat somit ihre eigene Benutzerliste und Berechtigungen.

3. Projekte

Risiken können Projekten zugeordnet werden. Über die Projektauswahl in der Seitenleiste filtern Sie die Ansicht auf ein einzelnes Projekt oder zeigen „Alle Projekte“.

Projekte verwalten (Administrator)

4. Risiken erfassen und bearbeiten

Über „Risiko hinzufügen“ (Pluszeichen) im Risikoregister öffnen Sie ein Menü: „Leeres Risiko“ öffnet das leere Formular, „Aus Vorlage…“ den Vorlagenkatalog. Zum Bearbeiten öffnen Sie ein Risiko und tippen auf „Bearbeiten“.

Aus Vorlage erstellen

Der Vorlagenkatalog enthält vorformulierte Standardrisiken, nach Kategorie gruppiert und durchsuchbar – jeweils mit Titel, Beschreibung, Kategorie, Vorschlägen für Wahrscheinlichkeit und Ausmaß sowie einem ersten Maßnahmenplan. Nach der Auswahl öffnet sich das Formular bereits vorausgefüllt; Sie passen die Werte an und speichern.

Felder

Beim Anlegen wird automatisch festgehalten, welcher Benutzer das Risiko erstellt hat. Das Feld „Eröffnet von“ lässt sich im Formular bearbeiten.

Textformatierung

Die Freitextfelder Beschreibung, Maßnahmenplan und Wirksamkeit der Maßnahmen unterstützen Formatierung mit einem echten Texteditor über eine kleine Leiste über dem Feld: Fett (B), Kursiv (I), Durchgestrichen (S), Code und Aufzählung (•); die Formate lassen sich frei kombinieren. In der Detailansicht werden die Felder formatiert dargestellt; dieselbe Formatierung steht auch für die Projektbeschreibung zur Verfügung.

Score und Priorität

Der Score ergibt sich aus Wahrscheinlichkeit × Schadensausmaß (1–25). Daraus wird die Priorität abgeleitet: Niedrig (1–5), Mittel (6–11), Hoch (12–19), Kritisch (20–25).

Kommentare

In der Detailansicht können alle angemeldeten Benutzer Kommentare/Notizen hinterlassen – mit Autor und Zeitstempel, getrennt von der Änderungshistorie und über alle Geräte synchronisiert.

Als geprüft markieren

In der Detailansicht markieren Sie ein Risiko über „Als geprüft markieren“ (Häkchen-Symbol in der Symbolleiste) als geprüft. Der Zeitpunkt erscheint als „Zuletzt geprüft“ in den Details und wird in der Historie festgehalten. Dasselbe geht auch direkt aus dem Widget bzw. dem Sperrbildschirm (siehe Abschnitt 13).

Prüfzyklus und Wiedervorlage

Aus dem gewählten Prüfzyklus und der letzten Prüfung (bzw. der Erstellung) berechnet die App die nächste fällige Prüfung. In der Detailansicht sehen Sie die Zeile „Nächste Prüfung“ (überfällige hervorgehoben); fällige Risiken lassen sich im Register filtern und erscheinen als Dashboard-Kachel „Prüfung fällig“. Den Standard-Prüfzyklus legt der Administrator in der Risikobudget-Konfiguration fest; optional erinnert die App an fällige Prüfungen (Abschnitt 13).

5. Risikoregister

Das Risikoregister zeigt die Risiken entsprechend der Projektauswahl in der Seitenleiste: die Risiken des aktuell gewählten Projekts – oder alle (für Sie zugänglichen) Risiken, wenn „Alle Projekte“ gewählt ist. Mit „Ohne Projekt“ sehen Sie ausschließlich Risiken ohne Projektzuordnung. Suche, Filter und Sortierung wirken jeweils innerhalb dieser Auswahl.

Schnellaktionen: Über das Kontextmenü (Rechtsklick am Mac, langes Tippen auf iPhone/iPad) oder Wischgesten ändern Sie den Status, markieren ein Risiko „als geprüft“ oder duplizieren es – ganz ohne Formular.

Tastaturkürzel (Mac/iPad): ⌘F fokussiert die Suche, ⌘E bearbeitet und ⌘D dupliziert das ausgewählte Risiko; ⌘N legt ein neues an. Auf dem iPhone sind die selteneren Aktionen in einem Überlaufmenü „Weitere“ gebündelt.

Über die Schaltfläche „Spalten“ legen Sie fest, welche Felder der PDF- und PowerPoint-Export des Registers enthält (z. B. zusätzlich Fälligkeit, Projekt, Prüfzyklus oder Ziel-Score); der Excel-Export bleibt vollständig.

Papierkorb

Gelöschte Risiken landen zunächst im Papierkorb (Schaltfläche in der Symbolleiste, mit Anzahl). Dort können Sie einzelne Risiken wiederherstellen oder endgültig löschen bzw. den Papierkorb leeren. Der Papierkorb wird über alle Geräte synchronisiert.

6. Risikomatrix

Die Risikomatrix stellt Risiken in einem 5×5-Raster nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß dar. Die Zellenfarbe zeigt die Priorität. Ein Klick auf ein Risiko öffnet dessen Details.

Ist → Ziel

Haben offene Risiken einen Zielwert, erscheint unter der Matrix die Ansicht „Ist → Ziel“. Ein Pfeil führt von der aktuellen Position zum Zielwert. Die Pfeilfarbe zeigt die Wirkung: grün = Ziel senkt den Score, rot = Ziel liegt höher, blau = gleicher Score.

7. Dashboard & Portfolio

Das Dashboard bietet Kennzahlen (Gesamt, kritisch, hoch, offen), Diagramme zur Prioritäts- und Statusverteilung, die Zielerreichung, eine Kachel „Prüfung fällig“ sowie die Top-Risiken nach Score. Über „Management-Report“ erzeugen Sie eine Zusammenfassung – wahlweise als PDF oder bearbeitbare PowerPoint. Mit „Abschnitte wählen …“ bestimmen Sie, welche Teile enthalten sind: Zusammenfassung (Kennzahlen, Prioritäts- und Statusverteilung), Risikomatrix, Ist → Ziel und Risikoverlauf.

Portfolio (projektübergreifend)

Die Portfolio-Ansicht in der Seitenleiste fasst alle Projekte auf einen Blick zusammen – unabhängig vom aktuell gewählten Projekt. Oben stehen die Anzahl der Projekte und das Gesamtrisikobudget. Darunter listet „Risiken je Projekt“ jedes Projekt mit Kennzahlen, einem proportionalen Prioritäts-Balken (Heatmap), dem Risikobudget und dem durchschnittlichen Score. Ein Klick wechselt ins gefilterte Register; nicht zugeordnete Risiken erscheinen unter „Ohne Projekt“.

Über die Schaltfläche „Exportieren“ oben in der Portfolio-Ansicht erzeugen Sie einen Portfolio-Report als PDF oder PowerPoint – mit den wichtigsten Kennzahlen und Grafiken (Budget und Priorität je Projekt, Status- und Kategorieverteilung, Trend der aktiven Risiken) sowie einer Tabelle je Projekt.

8. Risikobudget

Das Risikobudget schätzt den Erwartungswert je Risiko: Jeder Stufe der Wahrscheinlichkeit wird eine Prozentzahl, jeder Stufe des Ausmaßes ein Geldwert zugeordnet. Das Budget ergibt sich aus Wahrscheinlichkeit (%) × Schadenswert. Angezeigt im Formular, in der Detailansicht, als Chip im Register und als Gesamtrisikobudget im Dashboard. Konfiguriert wird die Zuordnung vom Administrator (Menü bzw. €-Symbol in der Seitenleiste); dort legt er auch den Standard-Prüfzyklus (Abschnitt 4) fest.

9. Risikoverlauf

Der Risikoverlauf zeigt die Entwicklung über die Zeit. Jede Änderung wird mit Zeitpunkt, Benutzer und Feld-Diff protokolliert. Umschaltbar zwischen Tag/Woche/Monat; mit Bestand, Aktivität und Risiko-Bewegungen auf der Matrix. Über „Audit-Log“ exportieren Sie die vollständige Historie als Excel (.xlsx), CSV oder mehrseitiges PDF – in der Excel-Datei sind alle Spalten filter- und sortierbar.

10. Export (PDF, PowerPoint, Excel)

Alle Hauptansichten (Dashboard, Portfolio, Risikoregister, Risikomatrix, Risikoverlauf) exportieren Sie über ein „Exportieren“-Menü, das nach Ausgabe gruppiert ist: die Ansicht als PDF oder bearbeitbares PowerPoint (PPTX), im Register zusätzlich Excel, im Dashboard der Management-Report und im Risikoverlauf der Audit-Log-Export. Beim Export der Risikomatrix kommt eine zweite Seite bzw. Folie „Ist → Ziel“ hinzu.

Der Excel-Export (Menü „Exportieren → Als Excel exportieren“) enthält – anders als PDF/PowerPoint – immer die vollständige Spaltenstruktur; die „Spalten“-Auswahl (Abschnitt 5) gilt nur für die Tabellen-Darstellung, PDF und PowerPoint. Welche Risiken (Zeilen) enthalten sind, folgt der aktuellen Ansicht (Suche, Filter, Sortierung, Mehrfachauswahl). Zum Zurücklesen dient „Aus Excel importieren“: vorhandene Risiken werden per ID/Nummer aktualisiert, neue angelegt, nichts gelöscht. Die exportierte Mappe zeigt inhaltsreiche Textspalten mit Textumbruch und einen AutoFilter in der Titelzeile.

Firmen-Branding der Berichte

Alle PDF-Seiten und PowerPoint-Folien tragen ein Kopf-Branding. Der Administrator hinterlegt in den Einstellungen unter „Berichts-Branding“ einen Firmennamen, eine optionale Fußnote und ein Firmenlogo (ohne Logo dient das App-Symbol als Rückfall). Das Branding gilt für alle Nutzer gemeinsam.

Alle Exporte schlagen einen Dateinamen vor, der mit dem Exportdatum (Jahr-Monat-Tag) beginnt, z. B. 2026-08-18_RiskyBusiness_Risikomatrix.pdf – so sind archivierte Dateien schon am Namen chronologisch sortiert.

11. Datenbank-Speicherort und Mehrbenutzer-Betrieb

Woran Sie erkennen, wo Sie arbeiten: Die Anmeldemaske zeigt unten die aktive Datenbank an – „iCloud-Sync (Beta)“ bzw. „iCloud – geteilte Datenbank“, wenn die Synchronisation aktiv ist, sonst den lokalen Speicherort.

Der Administrator legt fest, wo die gemeinsame Datenbank liegt: lokal (App-Container), auf einem Netzlaufwerk oder in einem Cloud-Ordner (iCloud Drive, OneDrive, Dropbox). Mehrere Geräte teilen dieselbe Datei; Änderungen werden alle 10 Sekunden abgeglichen (zuletzt gespeicherter Datensatz gewinnt, Löschungen werden zuverlässig übertragen).

Gemeinsame Datenbank über iCloud (Beta)

Pro Datenbank eine eigene Cloud-Datenbank: Jede lokale Datenbank wird in einen eigenen iCloud-Bereich synchronisiert – Inhalte verschiedener Datenbanken vermischen sich nicht. Beim Einschalten wählen Sie zwischen „Aktuelle Daten hochladen“ und „Bestehende iCloud-Daten übernehmen“. Beim Hochladen vergeben Sie zunächst einen Datenbanknamen (Pflichtfeld) – so wissen Sie später eindeutig, welche lokale Datenbank zu welcher Cloud-Sicherung gehört; der Name erscheint in den Auswahllisten und lässt sich in den Einstellungen jederzeit ändern. Über „Vorhandene iCloud-Datenbank wählen …“ verbinden Sie sich – z. B. auf einem anderen Gerät – wieder mit einer bestehenden iCloud-Datenbank. Nicht mehr benötigte iCloud-Datenbanken lassen sich über „iCloud-Datenbank löschen …“ vollständig aus iCloud entfernen (lokale Datenbanken bleiben unberührt).

Nur als Administrator: Das Aktivieren von iCloud-Sync, das Erstellen eines Freigabelinks und das Beitreten zu einer geteilten Datenbank sind nur mit Administrator-Rechten möglich.

Alternativ kann eine Datenbank direkt über Apple iCloud (CloudKit) synchronisiert und freigegeben werden – als Beta gekennzeichnet und pro Datenbank umschaltbar. In den Einstellungen aktiviert der Administrator „iCloud-Sync (Beta)“ (lädt die aktuellen Daten hoch und synchronisiert dann automatisch zwischen den Geräten) und erzeugt mit „Freigabelink erstellen …“ einen Einladungslink, über den eingeladene iCloud-Nutzer gemeinsam an derselben Datenbank arbeiten. Voraussetzung ist bei allen ein aktives iCloud-Konto; die Daten liegen in der iCloud des Eigentümers (Verarbeitung durch Apple, Entwickler ohne Zugriff – siehe Datenschutzerklärung). Der iCloud-Modus lässt sich jederzeit wieder deaktivieren. Teilnehmer ohne Administratorrechte verlassen eine geteilte Datenbank über „Cloud-Datenbank verlassen“ auf dem Anmeldebildschirm (zuerst abmelden).

Datenbank verschlüsseln (optional)

Liegt die Datenbank als eigene Datei, kann der Administrator sie mit einer Passphrase per AES-GCM verschlüsseln. Alle berechtigten Nutzer benötigen dieselbe Passphrase; sie wird sicher im Schlüsselbund gespeichert. Ohne Passphrase sind die Daten nicht wiederherstellbar.

12. Datenbank sichern und importieren

Achtung – Import ersetzt: Beim Importieren einer Datenbank werden die aktuellen Risiken und Projekte vollständig ersetzt (nicht additiv hinzugefügt). Sichern Sie bei Bedarf vorher die aktuelle Datenbank.

Nur als Administrator: Das Sichern und Importieren der gesamten Datenbank ist nur möglich, wenn Sie als Administrator angemeldet sind. Der Excel-Export/-Import einzelner Risiken steht dagegen allen angemeldeten Benutzern offen.

Über das Datenbank-Menü sichern Sie eine vollständige Datei (Risiken und Projekte) oder ersetzen nach Bestätigung die aktuellen Daten durch den Inhalt einer gewählten Datei.

13. Erinnerungen, Widget und Kurzbefehle

Fälligkeits-Erinnerungen

In den Einstellungen aktivieren Sie „Fälligkeits-Erinnerungen“. Risky Business benachrichtigt Sie dann für offene Risiken mit Fälligkeitsdatum – standardmäßig am Fälligkeitstag um 9:00 Uhr, mit wählbarem Vorlauf (0/1/3/7 Tage). Mit „Prüf-Erinnerungen“ werden Sie zusätzlich benachrichtigt, sobald ein Risiko gemäß seinem Prüfzyklus zur erneuten Prüfung fällig ist.

Home-Bildschirm-Widget (iPhone, iPad, Mac)

Fügen Sie das Widget zum Home-Bildschirm hinzu. Klein zeigt die Kennzahlen, mittel zusätzlich die nächsten fälligen Risiken. Im mittleren Widget markieren Sie ein Risiko direkt über das Häkchen als geprüft – der Haken wird grün, der Titel durchgestrichen. Auf dem Mac erscheint das Widget in der Mitteilungszentrale bzw. auf dem Schreibtisch.

Sperrbildschirm und Kontrollzentrum (iPhone, iPad)

Auf dem Sperrbildschirm stehen kompakte Widgets zur Verfügung (rechteckig, rund, Zeile). Im Kontrollzentrum lässt sich das Steuerelement „Neues Risiko“ hinzufügen.

Siri und Kurzbefehle

Verfügbare Kurzbefehle (auch per Siri): „Neues Risiko anlegen“, „Fällige Risiken anzeigen“, „Portfolio öffnen“ und „Risikomatrix öffnen“.

Neu: Siri beantwortet drei Kurzbefehle direkt per Sprache, ohne die App zu öffnen: „Wie viele offene Risiken“, „Was ist fällig“ und „Risikobudget“.

14. Sprache und Darstellung

Fenstergrößen (Mac): Die Fenster Einstellungen und Risikobudget lassen sich auf dem Mac frei in der Größe anpassen.

Die App-Sprache (Deutsch, Englisch, Spanisch) wählen Sie in den Einstellungen unter „Sprache“ – Systemsprache oder fest; die Umschaltung wirkt sofort. Über die Einstellungen wählen Sie das Erscheinungsbild System, Hell oder Dunkel. Unter „Sicherheit“ aktivieren Sie optional eine biometrische App-Sperre (Face ID / Touch ID / Geräte-Code).

15. Plattformen

Risky Business läuft auf Mac, iPad und iPhone. Auf dem Mac stehen zusätzliche Fenster zur Verfügung; auf iPhone und iPad unterstützt die App Hoch- und Querformat. Auf dem iPhone ist die Ansicht kompakt (breite Grafiken lassen sich seitlich scrollen).

Systemvoraussetzung (ab Version 2.3): iOS 26, iPadOS 26 bzw. macOS 26 oder neuer. Nutzen mehrere Geräte dieselbe gemeinsame Datenbank, müssen alle auf Version 2.3 (System 26+) sein, da das Dateiformat aktualisiert wurde.

Glossar